De l’importance de la convention annuelle dans les réseaux de boulangerie-pâtisserie

SOMMAIRE

1/ Accueillir et inclure les nouveaux venus au sein de la famille
2/ Tenir informée la collectivité des franchisés
3/ Célébrer les bonnes nouvelles et les réussites du collectif
4/ Partager les astuces et mettre en commun les bonnes pratiques
5/ Mener un travail collaboratif sur les derniers chantiers
Conclusion

Si les réseaux de franchise fédèrent un collectif de professionnels indépendants, ils offrent aussi des mécanismes capables de compenser cette caractéristique et d’en corriger les conséquences.

Commissions thématiques, groupes de travail, comités consultatifs, séminaires régionaux sont autant de formats prisés des franchisés. Ils leur donnent des occasions très concrètes de faire oeuvre commune, et d’alimenter au passage leur sentiment, si ce n’est leur fierté d’appartenance à l’enseigne.

Mais la convention annuelle réseau reste le momentum attendu de tous. Il rassemble tous les franchisés et leurs associés ainsi que l’ensemble de l’équipe du franchiseur.

Dans cet article, nous verrons que la convention annuelle, notamment pour un réseau de boulangerie-pâtisserie, c’est à la fois un moment d’inclusion, d’information, de célébration, de partage ou mise en commun et de travail collaboratif.

1/ Accueillir et inclure les nouveaux venus au sein de la famille

La convention annuelle réseau rassemble toutes les forces vives de l’enseigne. Elle est un moment privilégié pour présenter les nouveaux franchisés à l’ensemble de la communauté.

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Pour des réseaux en forte croissance, cela implique de faire monter sur scène parfois 10 ou même davantage de nouveaux partenaires. Mais il est indispensable de leur donner ce moment de visibilité, où ils pourront brièvement retracer leur parcours et expliquer toute leur motivation à rejoindre cette grande famille.

C’est même un préalable pour qu’ils aillent, ensuite, discuter individuellement avec leurs futurs collègues lors des pauses et autres moments de convivialité.

« On ne souligne jamais assez l’importance de l’accueil et surtout de l’inclusion dans le processus d’onboarding des nouveaux franchisés. Bien qu’ils soient des professionnels indépendants, cette étape va leur permettre de prendre conscience du fait que désormais, ils feront partie de quelque chose de plus grand qu’eux. », observe Laurent Delafontaine (Responsable du développement de l’enseigne Boulangerie Feuillette).

Une fois l’accueil et l’inclusion réalisés, les franchisés sont ensuite informés sur de nombreux aspects de la vie du réseau.

2/ Tenir informée la collectivité des franchisés

En une année, il peut se passer beaucoup de choses au sein d’un réseau de franchise dynamique et en croissance. Les domaines où la communication du franchiseur est attendue sont donc nombreux :

Les nouvelles ouvertures ;
L’évolution du concept architectural;
Les nouveaux formats ou canaux de vente ;
L’évolution de la gamme de pains, de viennoiseries, de gâteaux et de snacking;
Les innovations produit et les nouvelles recettes ;
Les nouveaux partenariats et fournisseurs ;
La mise en place de nouveaux outils, de la production jusqu’à la gestion et la vente ;
Les actions presse et de campagnes publicitaires ;
L’actualité professionnelle et sectorielle, l’impact de la conjoncture et de la réglementation sur l’exploitation ;
La communication des chiffres du réseau sur l’année écoulée.

En savoir plus sur les domaines d’accompagnement de nos franchisés par notre enseigne.

Ces aspects font l’objet d’une information continuelle de la tête de réseau et ce par tous les supports à sa disposition : site intranet, newsletter franchisés, emails, notifications, réunions locales. Toutefois, les inscrire à l’ordre du jour d’un événement aussi solennel que la convention annuelle leur donnera un caractère indéniablement stratégique.

« Logiquement, les informations les plus importantes sont partagées en plénière. Ces présentations sont non seulement l’occasion de débriefer les franchisés, mais aussi d’observer leurs réactions et de voir les questions qu’ils posent. Voilà pourquoi, au-delà de la qualité des contenus et de la pertinence des messages, l’équipe dirigeante doit bien préparer ses sujets et s’attendre à devoir anticiper des objections qui ne manqueront pas d’être faites en séance ! », explique Laurent Delafontaine.

Les séances en plénière sont aussi l’occasion pour certains franchisés de mettre sur le tapis des questions en suspens ou des points d’insatisfaction particuliers, prenant ainsi à témoin l’ensemble du réseau pour faire caisse de résonance. Les dirigeants doivent s’y attendre et être en mesure de répondre sereinement.

3/ Célébrer les bonnes nouvelles et les réussites du collectif

Conséquence directe du partage d’information, la convention est aussi un lieu de célébration collective. Et là encore, les occasions ne manquent pas.

Tout d’abord, il y a les nouvelles ouvertures – que nous venons d’aborder, mais aussi les éventuels départs en retraite. Lorsqu’on connaît les horaires et l’implication demandés par les métiers de la boulangerie-pâtisserie, il est normal de saluer celles et ceux qui ont œuvré pendant des années à nos côtés et qui nous quittent, leur devoir accompli !

Ensuite, il est nécessaire de célébrer les performances exceptionnelles. Le réseau peut ainsi distinguer et récompenser la boulangerie ayant eu par exemple le meilleur CA, le plus fort ticket moyen, la plus forte croissance depuis l’an dernier, les meilleures ventes sur telle gamme ou tel produit, ou durant une période donnée, ou encore le moins de turnover de personnel (un indicateur important dans nos métiers), etc.

Enfin, on peut aussi célébrer la manière dont le réseau a su franchir une étape clé dans sa croissance : par exemple, Boulangerie Feuillette a passé cette année le cap des 60 établissements ! Mais aussi la façon dont une difficulté particulière a été surmontée, comme la crise sanitaire et les confinements successifs.

Pour notre responsable développement, « les célébrations sont un aspect important de la vie en réseau, car en ces rares moments où tout le monde ou presque est réuni, elles forgent des exemples à suivre qui seront autant de marqueurs pour la mémoire collective. Une fois retourné dans sa boulangerie, surtout quand il sera absorbé par le quotidien et le management d’équipes parfois conséquentes (une boulangerie Feuillette dépasse généralement les 30 collaborateurs), chaque franchisé s’en souviendra et pourra y puiser de la motivation pour se dépasser ».

4/ Partager les astuces et mettre en commun les bonnes pratiques

Outre les sessions plénières, les pauses et les moments de convivialité sont le lieu d’échanges informels entre franchisés ainsi qu’avec l’équipe dirigeante.

Ils peuvent porter sur un nombre infini d’aspects, qui représentent parfois des angles morts pour les franchisés, tant ils ont de sujets à gérer au quotidien. On pense à la manière de mieux recruter, de limiter son turnover, de traiter les avis client, d’optimiser son ticket moyen ou encore de réduire sa consommation énergétique.

« C’est l’occasion rêvée pour chacun de partager ses trucs et astuces, mais aussi de questionner ses pairs sur ce qui lui manque pour mieux performer ou résoudre une difficulté. Car dans la relation de travail avec l’animateur, tous les sujets ne peuvent pas être abordés, et puis la configuration particulière d’une convention délie aussi les langues, d’une certaine façon. Les franchisés étant indépendants, ils doivent aussi aller chercher certaines réponses par eux-mêmes, quand bien même la tête de réseau compte des professionnels compétents, investis et réactifs » rappelle Laurent Delafontaine.

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5/ Mener un travail collaboratif sur les derniers chantiers

Il existe un dernier format utilisé lors des conventions annuelles : les groupes de travail ou ateliers. Ils sont l’occasion d’aborder des thématiques relatives à la vie du réseau, plus ou moins les mêmes que celles indiquées en deuxième partie.

Attention, car cette séquence doit faire l’objet d’une préparation minutieuse. Les dirigeants du réseau doivent donc bien travailler en amont :

Le choix des thèmes: car il peut y en avoir plusieurs, selon le nombre de participants, le thème et le fil rouge de la convention ;
L’objectif attendu: du brainstorming et la réflexion, des décisions, une roadmap…
La répartition des participants: le plan de table en quelque sorte. Il peut être décidé à l’avance par sensibilité, ou bien imposé ;
Le choix des animateursou modérateurs en fonction de leur profil, de leur région…
Le mode d’animation retenu : participatif ou semi-directif ;
La manière de restituer et de consolider les résultats des ateliers ;
Et leur utilisation future: car il faut valoriser toute cette énergie collective et lui donner une issue concrète et conclusive !

Enfin, la convention annuelle est le moment désigné pour lancer les nouveaux projets structurants du réseau, ou ceux qui imposent un effort collectif. « Par exemple, à l’occasion de l’entrée en vigueur de la loi AGEC, il a fallu en expliquer les implications concrètes à nos franchisés et accompagner ce changement majeur pour notre activité snacking – notamment l’usage d’une vaisselle réutilisable », conclut notre expert.